Datenzugriff der Finanzverwaltung – Pflicht, Transparenz und Chancen
Die Digitalisierung verändert nicht nur interne Abläufe in Unternehmen, sondern auch die Art, wie Finanzbehörden prüfen. Mit modernen Kassensystemen, cloudbasierten Buchhaltungen und digitalen Schnittstellen wächst der Umfang der Daten, die auf Knopfdruck verfügbar sind – und damit auch der Zugriff der Finanzverwaltung.
Was darf die Finanzverwaltung eigentlich einsehen?
Nach § 147 Abs. 6 AO hat die Finanzbehörde das Recht, alle steuerlich relevanten, digital gespeicherten Unterlagen einzusehen – also etwa Daten aus der Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung, Anlagenbuchhaltung oder Kassensystemen.
Je nach Prüfungsart – Außenprüfung, Kassen- oder Umsatzsteuer-Nachschau – gibt es unterschiedliche Formen des Zugriffs. Dabei unterscheidet die Verwaltung zwischen drei Methoden:
- Z1 – unmittelbarer Zugriff: Nur-Lesezugriff durch den Prüfer auf das System des Unternehmens.
- Z2 – mittelbarer Zugriff: Zugriff mit Unterstützung des Unternehmens oder eines Dienstleisters, z. B. durch maschinelle Auswertung.
- Z3 – Datenträgerüberlassung: Bereitstellung der Daten in auswertbarer Form, etwa über USB-Stick oder Dateiübertragung.
Wachsende Kontrolle – aber auch Struktur und Klarheit
Für viele Unternehmer klingt das zunächst nach Kontrolle. Doch ein strukturierter und sauber dokumentierter Datenzugriff hat auch Vorteile:
- Er schafft Transparenz,
- verringert Rückfragen und Schätzungen,
- und stärkt das Vertrauen in die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung.
Moderne Systeme – wie z. B. das DATEV-Kassenarchiv online oder Plattformen wie MeinFiskal – ermöglichen eine GoBD-konforme Archivierung und vereinfachen so die Datenbereitstellung.
Was Unternehmen tun sollten
- Prüfen Sie regelmäßig, welche Datenverarbeitungssysteme Sie einsetzen.
- Testen Sie, ob ein Datenexport (z. B. DSFinV-K und TAR-Files) reibungslos funktioniert.
- Führen Sie regelmäßige Backups und eine aktuelle Verfahrensdokumentation.
Ein geordneter Datenbestand schützt nicht nur vor Stress in der Prüfung – er signalisiert auch Professionalität und Compliance.
Fazit:
Der digitale Datenzugriff ist kein Eingriff in die unternehmerische Freiheit, sondern Teil einer modernen, nachvollziehbaren Steuerlandschaft. Wer vorbereitet ist, behält die Kontrolle über die eigenen Daten – und kann die Digitalisierung sogar zum eigenen Vorteil nutzen.